5 أمور مهمة لتطبيق أتمتة العمليات

نوفمبر 13, 2019

5 أمور مهمة لتطبيق أتمتة العمليات

RPA
  1. عدم الحفاظ على التواصل مع قسم تكنولوجيا المعلومات طوال عملية التسليم

لا ينبغي أن يقتصر الاتصال بها على الحصول على موافقة من البداية، بل ينبغي أن يصبح نشاطًا مستمرًا. وفي نقاط مختلفة من عملية الأتمتة الجديدة، ويستطيع الزملاء في مجال تكنولوجيا المعلومات أن يقدموا دعمًا حقيقيًا للحد من أي آثار تشغيلية. فعلى سبيل المثال، يمكنهم أن يتيحوا الوصول إلى بيئات التجارب لأغراض عمليات البناء والاختبار، ودعم الأدوار والتصاريح من خلال التطبيق، والأهم من ذلك معرفة التغيرات المقبلة -كجزء من دورات إطلاق تكنولوجيا المعلومات لأغراض التطبيق -التي قد تؤثر على العمليات الحية. ومن الضروري وجود تواصل منتظم معهم لضمان تنفيذ عملية جديدة بسلاسة -وبالتالي تظل عملية التواصل “المستمر” فعالة.

  1. عدم وجود استراتيجية واضحة لتطبيق الأتمتة عبر العمل التجاري

ومن الناحية المثالية، ينبغي لأي مشروع يُطبق الأتمتة أن يجعل الأعمال التجارية أكثر سلاسة وكفاءة. ومع ذلك، فبدون استراتيجية واضحة بشأن كيفية نشر عمليات الأتمتة وتطبيقها، توجد بعض المخاطر من أن يصبح مجرد قوة دافعة لوظيفة تجارية قائمة بذاتها.

ويتيح تطبيق استخدام عمليات الأتمتة الروبوتية اختيار برمجيات الأتمتة الصحيحة لتلبية الاحتياجات الجماعية للكثيرين -وليس للقليلين. على سبيل المثال، يمكن أن يشمل ذلك ربط التشغيل الآلي بالضرورات الاستراتيجية مثل ‘زيادة الكفاءة’ أو ‘زيادة سرعة الحركة’ التي حددها مجلس الإدارة. ويضمن ذلك أيضاً إمكانية دمج البرمجيات دمجًا كاملاً ضمن أطر تكنولوجيا المعلومات وآليات الدعم القائمة –مما يوفر هيكلاً أساسيًا أكثر انسجامًا.

  1. عدم معرفة التكاليف الخفية لعملية الأتمتة

ومع أن التطورات الأخيرة في سوق عمليات الأتمتة قد أزالت بعض التكاليف، إلا أنه سيكون هناك دائماً بعض النفقات الأولية لبدء عمليات الأتمتة ثم الإبقاء على تشغيله. ميزانية مرحلة البناء -بما في ذلك إمداد البنية الأساسية لتكنولوجيا المعلومات مثل قواعد البيانات والآلات الافتراضية/ المادية وما إلى ذلك, ووقت موارد تكنولوجيا المعلومات اللازم لبدء عملية الأتمتة. بالإضافة إلى حساب التكاليف الإضافية للاستشارات التي تتكبدها الشركات الشريكة.

ترتبط تكاليف التشغيل مرة أخرى إلى حد كبير بالوقت، وتتمحور حول التنفيذ المستمر للعمليات وصيانتها، وصيانة البنية الأساسية، والدعم وما إلى ذلك. وقد تنشأ أدوار إضافية بسبب عمليات الأتمتة، مما قد يزيد من تكاليف المرتبات. وكل هذا يحتاج إلى أن يؤخذ في الاعتبار أثناء دراسة جدوى تشغيل عمليات الأتمتة.

  1. عدم وضع توقعات واقعية

تُعد (الأتمتة) مجرد أداة، رغم أنها ليست الأداة الوحيدة”. ولا ينبغي أن تكون الأتمتة هي الحل “المنشود” لكل مشكلة تجارية؛ وإنما هي أحد الخيارات العديدة المتاحة التي ينبغي أن تشكل جزءًا من استراتيجية أوسع نطاقًا بشأن استخدام التكنولوجيا. ولا تزال هناك حاجة إلى التدخل البشري لإدارة الاستثناءات. وهكذا فمن المرجح أن يُؤدي استبعاد العنصر البشري تماماً من المعادلة أثناء تطبيق الأتمتة للعمليات إلى نشوء تحديات تشغيلية في وقت لاحق. سيتم التخلص من الاستثناءات بسبب عدم استيفاء قواعد العمل و/أو عدم استجابة التطبيقات كما هو متوقع. يجب أن يكون المستخدمون في متناول اليد للمساعدة في معالجة تلك الاستثناءات.

  1. عدم اختيار العملية الصحيحة للأتمتة

تحقق الأتمتة أفضل النتائج عندما تكون العمليات متكررة وقائمة على قواعد وحجم كبير ولا تتطلب أحكامًا بشرية. بينما يصبح الأمر أكثر صعوبة عندما تكون العمليات غير موحدة وتتطلب تدخلا بشريا متكررا لإكمالها -مثل التفاعل مع العملاء أو العمل مع متغيرات العمليات. وحتى العمليات التي تجتاز المعايير الواضحة قد لا تكون في نهاية المطاف أفضل “المرشحين” للأتمتة ــ على الأقل ليس في البداية. فعلى سبيل المثال، قد تُؤدي عملية الأتمتة غير الفعالة إلى التعجيل بعدم الكفاءة. ويمكن تحقيق المزيد من الفوائد إما بجعل العملية أكثر كفاءة، قبل تشغيلها آليا(أتمتتها) -أو بإعادة تصميم العملية خلال مرحلة تصميم التسليم.

من المرجح أن تُستخدم أتمتة العمليات بطريقة سلسة حيث تمر العمليات بمرحلة اختيار شاملة يستخدم فيها الموظفين، فريق تكنولوجيا المعلومات وفريق التشغيل الآلي (الأتمتة). ويمكن أن تشمل معايير الاختيار النموذجية عمليات تزداد فيها الحاجة إلى الامتثال للأنظمة وقابلية المراجعة، أو عمليات تكون فيها الأخطاء مكلفة، أو تكون فيها القدرة على توسيع نطاق العمليات مع الوصول إلى أدنى حد من التكاليف مهمة