كيفية استخدام أتمتة العمليات الروبوتية لتعزيز مكتب المساندة

نوفمبر 13, 2019

كيفية استخدام أتمتة العمليات الروبوتية لتعزيز مكتب المساندة

أشار إسحاق أسيموف، المؤلف المشهور في عالم الخيال العلمي وأستاذ الكيمياء الحيوية في جامعة بوسطن، إلى إنه لا يخشى الكمبيوتر. وإنما، كان خوفه الحقيقي يكمن في عدم وجود أي جهاز كمبيوتر. ورغم أن أسيموف لم يشهد ما يحدث في عصرنا الحالي، إلا أنه لا شك في أن القرن الحالي يشهد استخدام التكنولوجيا وتطبيقها على نحو واسع النطاق.

ومن المثير للاهتمام أن التكنولوجيا نفسها تطورت على مر العصور وهي تقف حاليا على أعتاب حدود جديدة؛ من تحليل المخاطر والسياسات أو أتمتة العمليات الروبوتية. الذكاء الاصطناعي هو القوة الدافعة وراء أتمتة العمليات، وبالتالي فإنه يزدهر استنادًا إلى البيانات.

ومع زيادة الكفاءة في استيعاب البيانات وتجهيزها، يمكن أن تزداد كفاءة مكتب المساندة زيادة كبيرة باستخدام عمليات أتمتة العمليات الروبوتية. وترد أدناه مناقشة لمختلف طرق استخدام الأتمتة لزيادة الكفاءة.

المنهج المُتبع في (الأتمتة)

مع بداية عمليات(أتمتة العمليات الروبوتية)، من الضروري أن يُدرك المستخدمون الطريقة الصحيحة للتعامل معها. وفي حين أن معظم أصحاب المشاريع ورجال الأعمال يتعاملون مع هذه العملية بهدف استبدال القوة اليدوية القائمة، إلا أن عملية الأتمتة ليست بالضرورة بديلاً للقوى اليدوية.

أكثر الطرق كفاءة لاختيار عمليات الأتمتة وتطبيقها هو البحث عن العمليات التي يمكن أتمتتها. فبدلاً من الاستعاضة عن الأدوار الوظيفية، نستعيض عن المهام لضمان استخدام التشغيل الآلي كنوع من التطوير وليس كبديل. ومن الأهمية بمكان أن يفتح ذلك المجال أمام قوة يدوية للقيام بعمليات أكثر تعقيدا، عمليات لا يمكن التعامل معها آليا.

وعلى الرغم أن معظم عمليات مكاتب المُساندة موجهة نحو البيانات ويمكن معالجتها عن طريق أتمتة العمليات الروبوتية؛ إلا إنها بمرور الوقت توفر أعدا القوى اليدوية للتعامل مع العمليات المستقلة. يمكن أن تؤدي تلك العمليات إلى زيادة الكفاءة بدرجة كبيرة. وتقدّر أقسام المحاسبة أن الاحتياج للقوى اليدوية سينخفض من 69% ليصل إلى حوالي 41%.

اختيار العملية المناسبة

هناك أنواع عديدة من برمجيات أتمتة العمليات الروبوتية التي يمكن إدماجها في المكاتب المساندة.. ونتيجة لذلك، يصبح من المهم جدا اختيار البرنامج المناسب. فمجرد اختيار برمجيات يسهل استخدامها بالمعدات الحالية أمر غير حكيم، خاصة وأن ذلك يمكن أن يعوق الأداء العام بشكل خطير.

ويجب على أصحاب المشاريع، لدى اختيارهم البرمجيات، أن يحددوا التوازن المناسب بين المعدات المتاحة والضرورية. وعلى الرغم من أن هذه الأخيرة تحتل المقام الأول من حيث الأهمية، فقد يكون من الممكن التوصل إلى حلول توفيقية طفيفة لتغطية النفقات.

ولا يعني الاستخدام الأقصى للموارد أنه استغلال غير سليم أو تبديد للموارد، ومن المهم أن يؤخذ ذلك في الاعتبار عند اختيار برنامج عمليات أتمتة العمليات الروبوتية. ومن الأهمية بمكان أيضا أن نضع في اعتبارنا أن استخدام عمليات أتمتة العمليات الروبوتية يمكن أن يغير بشكل فعال الأدوار الوظيفية أو استراتيجيات الأداء. ولابد وأن يكون رجال الأعمال، والمديرون التنفيذيون، قادرين على التكيف مع هذا.

مشاركة العميل

كانت مشاركة العميل في الغالب هي وظيفة مكتب المساندة. ومع ذلك، ومع تطور الزمن، أصبح مكتب المساندة يساهم أيضا في إدارة العملاء والتفاعل معهم. وانتقل من التعامل مع مختلف العملاء إلى التواصل معهم عن طريق البحث أو التغذية المرتدة أو القدرة على حل المشاكل؛ وتعد المشاركة من الأمور الحيوية لزيادة الكفاءة.

في حالة عدم إمكانية استنساخ معظم تلك الوظائف أو الاستعاضة عنها بأتمتة العمليات الروبوتية؛ توجد جوانب قليلة يمكنها أن تؤدي إلى تحسين الكفاءة بأوجه متعددة. وفي حين أن بعض المسائل المتعلقة بحل المشاكل تتطلب معالجة يدوية، إلا أنه يمكن معالجة معظم هذه المشكلات من خلال أتمتة العمليات الروبوتية إلى جانب إجراء البحوث الموجهة نحو التغذية المرتدة.

وقد أثبتت عملية أتمتة العمليات الروبوتية جدواها كمدير كفؤ في العديد من العمليات المتكررة، سواء كانت من المكاتب المساندة أو الأساسية. وبالتنفيذ السليم، يمكنها تحسين أداء أي مشروع تجاري بسرعة كبيرة، بدلا من مجرد حلولها محل النظم السائدة.